Mitarbeiter verwalten 👥

Willkommen im Kontrollzentrum! Hier verwaltest du alle Menschen, die in deiner Firma essen wollen. Das ist deine zentrale Stelle für alles rund um Mitarbeiter – von der Einladung bis zur täglichen Verwaltung.

Übersicht

Die Mitarbeiter-Verwaltung hat zwei Hauptbereiche:

1. Mitarbeiter-Liste: Alle Mitarbeiter sehen, bearbeiten, verwalten
2. Massen-Zuweisung: Viele Mitarbeiter auf einmal bearbeiten

Mitarbeiter-Liste

Die Tabelle verstehen

Die Mitarbeiter-Tabelle zeigt dir alle wichtigen Infos auf einen Blick:

Spalten:

• Name: Vollständiger Name des Mitarbeiters
• Mitarbeiter-ID: Eindeutige Nummer (für Essensausgabe)
• Rolle: Admin, Küche oder Mitarbeiter
• Firma: Welcher Firma zugeordnet
• Kantine: Welcher Kantine zugeordnet
• Status: Aktiv, Ausstehend, Deaktiviert
• Wöchentliche Auswahl: Hat der Mitarbeiter für diese Woche bestellt?
• Karten: Hat QR-Code oder NFC-Karte
• Aktionen: Bearbeiten, Löschen

Suchen und Filtern

Globale Suche:

• Oben in der Suchleiste
• Sucht in Name, E-Mail, Mitarbeiter-ID
• Echtzeit-Filterung

Filter-Dropdowns:

• Firma: Alle, Unzugewiesen, oder spezifische Firma
• Kantine: Alle, Unzugewiesen, oder spezifische Kantine
• Status: Alle, Aktiv, Ausstehend, Deaktiviert

Spalten-Filter:

• Klick auf das Filter-Icon in jeder Spaltenüberschrift
• Setze spezifische Filter pro Spalte
• Text-Filter: Enthält, Beginnt mit, Endet mit, Ist genau
• Auswahl-Filter: Mehrfachauswahl möglich
• Aktive Filter: Werden mit Badge angezeigt
• Filter löschen: Einzeln oder alle auf einmal

Beispiele:

• Zeige nur Mitarbeiter ohne Kantine
• Zeige nur Admins in München
• Zeige nur Mitarbeiter, die noch nicht bestellt haben

Sortieren

• Klick auf Spaltenüberschrift zum Sortieren
• Nochmal klicken für umgekehrte Reihenfolge
• Funktioniert mit allen Spalten

Mitarbeiter bearbeiten

Inline-Bearbeitung

Desktop:

1. Klick auf "Bearbeiten" (Stift-Icon)
2. Formular erscheint über der Tabelle
3. Ändere die Felder
4. Klick "Speichern" oder "Abbrechen"

Mobil:

1. Klick auf "Bearbeiten"
2. Sheet öffnet sich von unten
3. Ändere die Felder
4. Klick "Speichern" oder "Abbrechen"

Bearbeitbare Felder

Basis-Informationen:

• Name: Vollständiger Name
• Mitarbeiter-ID: Eindeutige Nummer (optional)
  • Wird validiert (keine Duplikate)
  • Wichtig für Essensausgabe
• E-Mail: Wird separat geändert (siehe unten)

Zuweisungen:

• Firma: Dropdown mit allen Firmen + "Unzugewiesen"
• Kantine: Dropdown mit allen Kantinen + "Unzugewiesen"
• Rolle: Admin, Küche oder Mitarbeiter
• Status: Aktiv, Ausstehend, Deaktiviert, Abgelehnt

Änderungs-Erkennung:

• Speichern-Button nur aktiv bei Änderungen
• Ungespeicherte Änderungen werden erkannt

E-Mail ändern

Warum separat?

• E-Mail ist mit dem Login verbunden
• Sicherheitsrelevant
• Erfordert Bestätigung

So geht's:

1. Im Bearbeitungs-Formular auf "E-Mail ändern" klicken
2. Neue E-Mail eingeben
3. Bestätigen
4. System aktualisiert Auth-System
5. Mitarbeiter bekommt Benachrichtigung

Wichtig:

• Alte E-Mail funktioniert nicht mehr
• Mitarbeiter muss sich mit neuer E-Mail einloggen

Passwort zurücksetzen

Wann nötig?

• Mitarbeiter hat Passwort vergessen
• Sicherheitsproblem
• Neues Passwort gewünscht

So geht's:

1. Im Bearbeitungs-Formular auf "Passwort zurücksetzen" klicken
2. Neues Passwort eingeben (oder generieren lassen)
3. Bestätigen
4. Mitarbeiter über neues Passwort informieren

Sicherheit:

• Du siehst das alte Passwort nie
• Neues Passwort wird verschlüsselt gespeichert
• Mitarbeiter sollte es beim nächsten Login ändern

Karten-Verwaltung

QR-Code Karte

Was ist das?

• Digitale Karte mit QR-Code
• Für schnelle Essensausgabe
• Kann ausgedruckt oder auf Handy gespeichert werden

Karte generieren:

1. Im Bearbeitungs-Formular auf "QR-Karte generieren" klicken
2. Karte wird angezeigt mit:
   • Mitarbeiter-Name
   • Mitarbeiter-ID
   • QR-Code
   • Firmen-Logo (falls vorhanden)
3. Aktionen:
   • Herunterladen: Als PNG-Bild
   • Drucken: Direkt ausdrucken
   • Teilen: Per E-Mail an Mitarbeiter

Verwendung:

• Mitarbeiter zeigt QR-Code bei Essensausgabe
• Küche scannt mit Scanner-Modus
• Automatische Identifikation

NFC-Karte

Was ist das?

• Physische Karte mit NFC-Chip
• Kontaktloses Scannen
• Wie eine Zugangskarte

Karte schreiben:

1. Im Bearbeitungs-Formular auf "NFC-Karte schreiben" klicken
2. NFC-Karte an Gerät halten
3. System schreibt Mitarbeiter-ID auf Karte
4. Bestätigung
5. Karte ist einsatzbereit

Karten-Status:

• Grünes Icon: Karte wurde geschrieben
• Graues Icon: Keine Karte vorhanden
• Info anzeigen: Klick zeigt wann Karte geschrieben wurde

Verwendung:

• Mitarbeiter hält Karte an NFC-Reader
• Automatische Identifikation
• Sehr schnell!

Massen-QR-Download

Für viele Mitarbeiter:

1. Gehe zu "Massen-Zuweisung" Tab
2. Wähle Mitarbeiter aus (Checkboxen)
3. Klick "QR-Karten herunterladen"
4. System generiert ZIP-Datei mit allen Karten
5. Download startet automatisch

Perfekt für:

• Neue Mitarbeiter-Gruppe
• Alle Mitarbeiter einer Abteilung
• Karten-Erneuerung

Mitarbeiter löschen

Vorsicht!

Löschen ist endgültig!

• Alle Daten werden gelöscht
• Kann nicht rückgängig gemacht werden
• Besser: Deaktivieren statt löschen

So geht's:

1. Klick auf "Löschen" (Papierkorb-Icon)
2. Bestätigungs-Dialog erscheint
3. Lies die Warnung
4. Klick "Löschen" zum Bestätigen

Was passiert:

• Mitarbeiter wird aus System entfernt
• Login funktioniert nicht mehr
• Bestellungen werden anonymisiert
• Statistiken bleiben erhalten

Alternative: Deaktivieren

• Status auf "Deaktiviert" setzen
• Mitarbeiter kann sich nicht einloggen
• Aber: Daten bleiben erhalten
• Kann reaktiviert werden

Massen-Zuweisung

Wofür ist das?

Perfekt für:

• Viele Mitarbeiter auf einmal bearbeiten
• Abteilung umziehen
• Neue Kantine zuweisen
• Sprache ändern
• QR-Karten für Gruppe erstellen

Mitarbeiter auswählen

Linke Seite: Auswahl-Tabelle

Suchen:

• Suchfeld oben
• Sucht in Name, E-Mail, ID

Filtern:

• Rolle: Alle, Admin, Küche, Mitarbeiter
• Status: Alle, Aktiv, Inaktiv, Ausstehend

Auswählen:

• Einzeln: Checkbox bei jedem Mitarbeiter
• Alle: Checkbox in Kopfzeile
• Ausgewählte Anzahl: Wird unten angezeigt

Tabelle zeigt:

• Name
• Rolle
• Sprache (mit Flagge)
• Aktuelle Zuweisungen (Firma, Kantine)

Zuweisungen ändern

Rechte Seite: Zuweisung-Panel

Felder:

• Firma: Dropdown mit allen Firmen
• Kantine: Dropdown mit allen Kantinen
• Sprache: Dropdown mit Deutsch, Englisch, Portugiesisch

Spezial-Option: "Keine Änderung"

• Wähle dies, wenn du ein Feld nicht ändern willst
• Nur ausgewählte Felder werden aktualisiert

Zusammenfassung:

• Zeigt Anzahl ausgewählter Mitarbeiter
• Zeigt Ziel-Firma
• Zeigt Ziel-Kantine
• Zeigt Ziel-Sprache

Beispiel-Szenarien:

Szenario 1: Abteilung umziehen

1. Filtere nach Firma "München"
2. Wähle alle aus
3. Setze Kantine auf "Berlin Mitte"
4. Firma auf "Keine Änderung"
5. Klick "Zuweisen"
6. Fertig! Alle sind jetzt in Berlin

Szenario 2: Sprache ändern

1. Suche nach Mitarbeitern
2. Wähle die aus, die Deutsch brauchen
3. Setze Sprache auf "Deutsch"
4. Firma und Kantine auf "Keine Änderung"
5. Klick "Zuweisen"
6. Alle haben jetzt deutsche Oberfläche

Szenario 3: Neue Firma zuweisen

1. Filtere nach "Unzugewiesen"
2. Wähle alle aus
3. Setze Firma auf "Acme GmbH"
4. Setze Kantine auf "Hauptsitz"
5. Klick "Zuweisen"
6. Alle sind jetzt zugewiesen

QR-Karten herunterladen

Für ausgewählte Mitarbeiter:

1. Wähle Mitarbeiter aus (wie oben)
2. Klick "QR-Karten herunterladen (X Mitarbeiter)"
3. System generiert Karten:
   • Fortschrittsbalken wird angezeigt
   • "Generiere 5 von 20..."
4. ZIP-Datei wird heruntergeladen
5. Enthält PNG-Datei für jeden Mitarbeiter

Dateinamen:

• Format: mitarbeiter-name-12345.png
• Eindeutig identifizierbar
• Sortiert nach Name

Verwendung:

• Alle ausdrucken
• Per E-Mail verteilen
• In Ordner ablegen

Spalten-Anpassung

Spalten ein-/ausblenden

Spalten-Menü:

• Klick auf "Spalten" Button (oben rechts)
• Checkboxen für jede Spalte
• An/Aus schalten
• Einstellungen werden gespeichert

Standard-Spalten:

• Name (immer sichtbar)
• Mitarbeiter-ID
• Rolle
• Firma
• Kantine
• Status
• Wöchentliche Auswahl
• Karten
• Aktionen (immer sichtbar)

Tipp: Blende unwichtige Spalten aus für bessere Übersicht!

Wöchentliche Auswahl-Status

Was zeigt das?

Status-Badges:

• ✅ Abgeschlossen: Mitarbeiter hat für alle Tage bestellt
• ⚠️ Unvollständig: Mitarbeiter hat nur für manche Tage bestellt
• 🔴 Deadline verpasst: Deadline ist vorbei, keine Bestellung
• 📅 Kein Menü: Für diese Woche gibt es kein Menü
• ❌ Keine Kantine: Mitarbeiter hat keine Kantine zugewiesen

Warum wichtig?

Für Admins:

• Siehst du, wer noch nicht bestellt hat
• Kannst du Mitarbeiter erinnern
• Erkennst du Probleme (keine Kantine)

Für Küche:

• Weißt du, wer kommt
• Kannst du besser planen
• Siehst du finale Zahlen

Filtern nach Status

1. Klick auf Filter-Icon in "Wöchentliche Auswahl" Spalte
2. Wähle Status aus:
   • Abgeschlossen
   • Unvollständig
   • Deadline verpasst
   • Kein Menü
   • Keine Kantine
3. Tabelle zeigt nur diese Mitarbeiter

Beispiel: Zeige alle, die Deadline verpasst haben → Erinnere sie!

Rollen und Berechtigungen

Die drei Rollen

👨‍💼 Admin

• Kann alles
• Verwaltet Mitarbeiter
• Sieht alle Berichte
• Ändert Einstellungen

👨‍🍳 Küche

• Erstellt Menüs
• Sieht Bestellungen
• Gibt Essen aus
• Kann keine Mitarbeiter verwalten

👔 Mitarbeiter

• Bestellt Essen
• Sieht eigene Bestellungen
• Bearbeitet eigenes Profil
• Kann nichts verwalten

Rolle ändern

Vorsicht bei Änderungen!

• Rolle bestimmt Zugriff
• Änderung ist sofort aktiv
• Mitarbeiter muss sich neu einloggen

Typische Änderungen:

• Mitarbeiter → Küche (Beförderung)
• Küche → Admin (mehr Verantwortung)
• Admin → Mitarbeiter (weniger Rechte)

Status-Verwaltung

Die vier Status

🟢 Aktiv

• Normaler Status
• Kann sich einloggen
• Kann bestellen
• Alles funktioniert

🟡 Ausstehend

• Einladung verschickt
• Noch nicht aktiviert
• Wartet auf ersten Login
• Kann sich noch nicht einloggen

🔴 Deaktiviert

• Temporär gesperrt
• Kann sich nicht einloggen
• Daten bleiben erhalten
• Kann reaktiviert werden

⚫ Abgelehnt

• Einladung abgelehnt
• Oder: Admin hat abgelehnt
• Kann sich nicht einloggen
• Selten verwendet

Status ändern

Aktivieren:

• Status auf "Aktiv" setzen
• Mitarbeiter kann sich einloggen
• Sofort wirksam

Deaktivieren:

• Status auf "Deaktiviert" setzen
• Mitarbeiter wird ausgeloggt
• Kann sich nicht mehr einloggen
• Daten bleiben erhalten

Reaktivieren:

• Status zurück auf "Aktiv"
• Mitarbeiter kann sich wieder einloggen
• Alle Daten noch da

Profi-Tipps 🎯

Effiziente Verwaltung

Nutze Filter:

• Spare Zeit mit intelligenten Filtern
• Kombiniere mehrere Filter
• Speichere häufige Ansichten (mental)

Nutze Massen-Zuweisung:

• Für wiederkehrende Aufgaben
• Spart enorm viel Zeit
• Weniger Fehler

Nutze Spalten-Filter:

• Finde schnell spezifische Mitarbeiter
• Kombiniere mehrere Kriterien
• Lösche Filter wenn fertig

Regelmäßige Aufgaben

Wöchentlich:

• Prüfe wöchentliche Auswahl-Status
• Erinnere Mitarbeiter ohne Bestellung
• Prüfe neue Einladungen

Monatlich:

• Prüfe deaktivierte Mitarbeiter
• Lösche alte/unnötige Accounts
• Aktualisiere Zuweisungen

Bei Bedarf:

• Neue Mitarbeiter einladen
• Rollen anpassen
• Kantinen-Zuweisungen ändern

Häufige Workflows

Neuer Mitarbeiter:

1. Einladen (siehe Authentication-Doku)
2. Warten auf Aktivierung
3. Kantine zuweisen
4. QR-Karte generieren
5. Fertig!

Mitarbeiter wechselt Standort:

1. Mitarbeiter suchen
2. Bearbeiten
3. Neue Kantine zuweisen
4. Speichern
5. Mitarbeiter informieren

Abteilung umziehen:

1. Massen-Zuweisung öffnen
2. Nach alter Kantine filtern
3. Alle auswählen
4. Neue Kantine zuweisen
5. Fertig!

Häufige Probleme lösen

"Mitarbeiter kann sich nicht einloggen"

• Status prüfen (muss "Aktiv" sein)
• E-Mail prüfen (richtig geschrieben?)
• Passwort zurücksetzen
• Konto reaktivieren

"Mitarbeiter sieht kein Menü"

• Kantine zugewiesen?
• Kantine hat Menü für diese Woche?
• Status ist "Aktiv"?

"Mitarbeiter-ID existiert bereits"

• Jede ID muss eindeutig sein
• Prüfe ob Duplikat
• Wähle andere ID
• Oder: Alten Mitarbeiter löschen

"Kann Mitarbeiter nicht löschen"

• Hat Mitarbeiter aktive Bestellungen?
• Besser: Deaktivieren statt löschen
• Oder: Warte bis Woche vorbei

Zusammenfassung

Mitarbeiter-Verwaltung ist dein Werkzeug für:

• Übersicht: Alle Mitarbeiter auf einen Blick
• Bearbeitung: Schnell und einfach Daten ändern
• Massen-Aktionen: Viele auf einmal bearbeiten
• Karten: QR und NFC für Essensausgabe
• Filter: Finde schnell was du suchst
• Status: Kontrolle über Zugriff

Mit diesen Tools verwaltest du dein Team effizient und professionell! 🎉